Microsoft Office и Google Docs: как научиться в них работать

Программа «Особый взгляд» продолжает прием заявок на участие в дистанционных занятиях по компьютерной грамотности. Преподаватель курса Эльвира Апсалямова в статье для портала рассказала о доступности приложений Microsoft Office и облачного сервиса Google Docs для невизуального использования, а также об основных алгоритмах работы в этих программах.

В современном делопроизводстве и повседневной жизни для обработки документов преимущественно используют офисный комплект десктопных приложений Microsoft. В последнее время популярность также приобретают аналогичные по основному функционалу веб-приложения «Google Документы». Пользователям с нарушением зрения оба этих технических решения подвластны с помощью программ экранного доступа JAWS for Windows компании Freedom Scientific и NVDA от разработчика NV Access.

Незрячие пользователи чаще успешно используют основной функционал приложений офисного пакета Microsoft: текстового редактора Word, табличного процессора Excel.

Безусловно, незрячим людям важно уметь как читать документы в общепринятом формате, так и представлять окружающим результаты своего труда.

Необходимо понимать, что приемы взаимодействия с приложениями при отсутствии зрения существенно отличаются от визуальных методов работы: одни и те же задачи технически выполняются иначе. Незрячие пользователи все операции осуществляют с помощью клавиатуры, отслеживая процесс работы при помощи речевых сообщений синтезированной речи программ экранного доступа, или вывода сообщений на дисплей Брайля рельефно-точечным шрифтом.

Возможности Word и Excel при невизуальном взаимодействии

Перечислим основные функции приложений Microsoft Office, доступные в процессе невизуального взаимодействия с ними, и спектр возможных задач, решаемых в них.

Напомним, что Word — текстовый редактор, предназначенный для обработки текстовой информации: набора и верстки, проверки орфографии, вставки в текст изображений, печати.

В Word можно писать любые тексты: стихи и прозу, заявления и статьи, отчеты и рефераты, курсовые, дипломные и диссертационные работы. К основным возможностям приложения, доступным незрячим пользователям, можно отнести следующие операции:

• набор, чтение и редактирование текста;

• исправление орфографических и грамматических ошибок;

• оформление внешнего вида документа (его форматирование);

• создание списков и таблиц;

• вставка готовых изображений без их редактирования;

• печать документа.

Приложение Excel — это редактор электронных таблиц, предназначенный для решения экономических, статистических, научно-технических и других вычислительных задач, в которых числовые и текстовые данные представлены в табличном виде.

Привлекательное свойство Excel — автоматический пересчет вычислений в формулах при изменении значений аргументов. С помощью Excel незрячие пользователи могут планировать и контролировать свой бюджет, читать прайс-листы магазинов, создавать календари в понятном виде, формировать различные отчеты.

К основным возможностям приложения, доступным для невизуальной работы, можно отнести следующие операции:

• создание и изменение электронных таблиц;

• автоматическое заполнение ячеек однородными данными;

• оформление внешнего вида таблицы;

• расчет формул в таблицах;

• поиск, фильтрация, сортировка данных;

• печать электронных таблиц.

Однако представить все детали диаграмм без дополнительного пояснения ассистента без нарушения зрения — задача непростая. Печатать широкие таблицы с регулировкой масштаба вслепую тоже нетривиальная задача.

Приемы невизуальной работы в Microsoft Office

Офисные приложения имеют богатый функционал, поэтому осветить алгоритмы даже основных операций в рамках одной статьи нереально. Остановимся на общих приемах работы в офисных приложениях.

Для выполнения операций существуют как минимум два способа: поиск и активация команды на ленте вкладок (затратный метод по времени, но не требующий запоминания клавиш), нажатие клавиш быстрого доступа для пунктов меню и в диалогах (ускоренный прием, предполагающий знания клавиш быстрого доступа).

Продемонстрируем сказанное на примере типичной задачи форматирования документа в Word.

Незрячие пользователи предпочитают применение клавиатурных команд или контекстного меню. Если же для какого-либо из действий такой возможности нет, то обращаются к ленте вкладок. Как известно, все функции любой программы представлены в меню приложения.

Начиная с версии Microsoft Office 2007, интерфейс приложений усложнился. Вместо обычной строки меню с простым и четким интерфейсом появилась лента вкладок с многочисленными элементами управления. Для незрячих пользователей это ленточное меню менее удобно из-за более долгой навигации.

Для перехода по группам элементов текущей вкладки ленты используют клавиатурные команды Ctrl+ горизонтальные стрелки.

Кроме того, проблему долгой навигации по ленте можно решить так: вывести часто используемые команды, не имеющие клавиатурных аналогов, на панель быстрого доступа ленты вкладок. И тогда они выполняются по нажатию Alt+ <цифра от 1 до 0> в соответствии с порядковым номером расположения на панели быстрого доступа.

Все описанные выше приемы выполнения операций применимы и в Excel, только будут использоваться другие клавиши.

Если размеченный правильно документ Word необходимо лишь прочесть, то лучше перейти в режим быстрых клавиш навигации программы экранного доступа, нажав (insert+ «пробел» в NVDA или Insert+ z в JAWS), и использовать клавиши быстрой навигации, как на веб-страницах. Это позволит быстрее переходить по заголовкам и таблицам, а также защитить документ от случайных нажатий клавиш.

Вернуться в обычный режим редактирования следует теми же клавиатурными командами.

Программы экранного доступа и Microsoft Office

Если задаться вопросом, с какой программой экранного доступа лучше работать в Microsoft Office, то они почти равноценны, но пальму первенства все же стоит отдать JAWS. Приведем некоторые аргументы в пользу такого взгляда.

1. В JAWS гораздо меньше зависаний в больших и сложных документах.

2. Можно в центре настроек JAWS в файле конфигурации для всех приложений установить флажок «Использовать виртуальные меню в лентах», что превратит ленту вкладок офисных приложений в простое меню с обычными подменю.

3. В JAWS предусмотрена функция анализа документа Word на различные несоответствия, например, на парные скобки и кавычки, лишние пробелы и прочее.

4. Существуют команды для вывода списков сносок в Word.

5. Предусмотрены функции установки контрольных ячеек и маркеров в Excel.

В целом функционал JAWS в Microsoft Office немного богаче. Типичная же задача при форматировании документов — контроль за параметрами форматирования на слух — осуществляется одной и той же клавиатурной командой Insert+ F.

Основные операции в Microsoft Office можно успешно выполнять посредством обеих программ экранного доступа, право предпочтений остается, как всегда, за пользователем.

Наилучший вариант — уметь "дружить«с двумя программами экранного доступа и переключаться по необходимости по комбинации быстрого вызова из одной в другую в зависимости от решаемой задачи.

Альтернативное решение — интерактивный офис Google

Сейчас становятся популярными облачные веб-приложения. Компания Google также создала свой облачный сервис для решения офисных задач. Он доступен незрячим пользователям средствами программ экранного доступа. Для работы с ними необходима регистрация учетной записи Gmail, при которой выделяется 15 гб облачного пространства на Google Drive. Взаимодействие с веб-приложениями производится в интернет-обозревателе, на веб-странице.

Кратко обсудим возможности текстового редактора и табличного процессора.

Google Docs — это интерактивное веб-приложение из набора сервисов Google Suite, предназначенное для работы с документами, аналогичное по функциям Microsoft Word.

Приложение Google Sheets — это облачный сервис, разработанный для обработки электронных таблиц, подобный по функционалу Microsoft Excel.

У использования данных приложений для решения офисных задач есть ряд преимуществ. Например:

• Бесплатность сервиса, не требуется установка программ и ввод ключей.

• Автоматическое сохранение файлов в облаке. При компьютерных сбоях ваши документы не исчезнут.

• Легкий и быстрый обмен файлами без необходимости ношения их на флэш-носителях.

• Доступные инструменты для совместной работы над документами.

• Поддержка кроссплатформенности. «Google Документы» работают во всех операционных системах на компьютерах и смартфонах.

• Простой интерфейс веб-приложений, чем-то напоминающий Microsoft Office 2003.

У любых инструментов есть и свои минусы.

• Возможная медленная реакция веб-приложений при работе с большими и сложными документами.

• Зависимость от наличия интернета и учетной записи Gmail.

Что побуждает пользователей к обращению к офисным приложениям Google?

• Отсутствие Microsoft Office.

• Желание использовать при наборе текста голосовой ввод, встроенный переводчик.

• Необходимость иметь быстрый доступ к документам на разных устройствах.

• Необходимость совместного доступа к документам с коллегами и друзьями.

• Желание изучать разные элегантные решения для офисных задач и пользоваться лучшими в конкретной ситуации.

Google Docx и Google Sheets доступны как в содружестве с JAWS, так и с NVDA. Но скорость отклика веб-приложений в связке с последней в настоящее время значительно быстрее.

Начало работы с Google Docs и Google Sheets

Для поддержки программ чтения с экрана специальными возможностями сервиса в первый раз нажмите Ctrl+ Alt+ z в браузере.

Один из способов открытия Google Docs или Google Sheets:

1. Откройте браузер Google Chrome или другой.

2. В адресной строке введите docs. google.com/ или sheets.google.com/.

Вы попадете на главный экран сервиса со списком ранее созданных в нем документов.

Далее нужно перейти в режим редактирования NVDA или отключить виртуальный курсор в JAWS, найти и активировать кнопку «Создать» двойным нажатием Enter.

Откроется пустой документ или электронная таблица, после этого можно набирать текст или вводить данные в ячейки соответственно.

Вход в меню выполняется нажатием Alt+ f или Alt+Shift+ f в зависимости от браузера и программы экранного доступа.

Многие вспомогательные функции чтения и перехода по структурным элементам документа выполняются быстрыми клавишами специальных возможностей, которые требуют отдельного разговора.

Резюмируя, можно сказать, что привычный пакет Microsoft Office и облачный офис Google на текущий день в большей степени доступны для невизуального использования. В рамках краткой статьи невозможно описать полный функционал и специфику работы таких серьезных программ.

Однако подробнее изучить офисные приложения Microsoft и облачный сервис Google можно на бесплатных занятиях по компьютерной грамотности, которые проводятся в рамках программы «Особый взгляд» благотворительного фонда «Искусство, наука и спорт». Подать заявку можно по ссылке.